Gesetzliche E-Rechnungspflicht: Fristen, Formate und Pflichten 2025 bis 2030

Von OXORY Redaktion · 1.9.2026 · 9 Min. Lesezeit

Zuletzt aktualisiert am 2.9.2026

Warum die E-Rechnungspflicht jetzt jedes B2B-Unternehmen betrifft

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat der Gesetzgeber die verpflichtende elektronische Rechnung für inländische B2B-Umsätze eingeführt. Rechtlich verankert ist die Neuregelung in § 14 und § 14a UStG. Ziel ist in erster Linie die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug: Schätzungen zufolge entgehen dem Fiskus jährlich rund 23 Milliarden Euro durch die sogenannte Mehrwertsteuerlücke — strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten sollen diese Lücke schließen helfen.

Betroffen sind grundsätzlich alle steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Wer glaubt, das Thema betreffe nur die Finanzbuchhaltung großer Konzerne, irrt: Die Pflicht zum Empfang strukturierter E-Rechnungen gilt bereits für praktisch jedes Unternehmen — unabhängig von Größe oder Branche. Wer heute noch ausschließlich Papier- oder PDF-Rechnungen verarbeitet, sollte die eigene Prozesslandschaft jetzt prüfen, denn die Ausstellungspflicht folgt in klar terminierten Stufen.

Die Fristen im Überblick: 2025, 2027, 2028

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und maschinell zu verarbeiten — ein normales E-Mail-Postfach genügt dafür technisch. Der Versand bleibt in dieser ersten Phase noch freiwillig; Papier- und PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.

Zum 1. Januar 2027 wird die Ausstellung verpflichtend für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro überschritten hat. Für alle übrigen Unternehmen endet die Übergangsfrist ein Jahr später: Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnung dann verbindlich für sämtliche betroffenen inländischen B2B-Umsätze, unabhängig von der Unternehmensgröße. Für die Praxis heißt das: Wer die 800.000-Euro-Schwelle regelmäßig überschreitet, hat spürbar weniger Vorlaufzeit als kleinere Unternehmen.

Wichtig für die Planung 2026: Die Übergangsregelungen laufen aus, ohne dass eine weitere Verlängerung vorgesehen ist. Wer heute noch kein produktives Ausgangsformat nach EN 16931 erzeugt, sollte die Umsetzung im Budget für 2026 verankern — Systemwechsel, Tests und Partnerabstimmungen brauchen erfahrungsgemäß mehr Vorlauf als die reine Formaterzeugung.

Der EU-Rahmen: ViDA und die Meldepflichten ab 2030

Die deutsche Regelung ist nur der erste Baustein. Auf EU-Ebene wurde das Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) im Frühjahr 2025 vom Rat angenommen. Es sieht vor, dass die elektronische Rechnung für grenzüberschreitende innergemeinschaftliche B2B-Umsätze verpflichtend wird und die heutigen zusammenfassenden Meldungen durch eine transaktionsbezogene digitale Meldung ersetzt werden. Der maßgebliche Zeitpunkt dafür ist der 1. Juli 2030.

Bis 2035 müssen zudem die nationalen Meldesysteme, die Mitgliedstaaten vorher eingeführt haben, mit dem EU-Modell harmonisiert werden. Praktisch bedeutet das: Wer seine E-Rechnungsarchitektur jetzt aufbaut, sollte sie nicht rein national denken. Formate nach EN 16931, ein sauberes Stammdatenmodell für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und ein Übertragungsweg, der grenzüberschreitend funktioniert, sind die Investitionen, die 2030 nicht erneut angefasst werden müssen.

Zur Übertragung setzt sich in Europa Peppol durch — in Deutschland vor allem über Peppol BIS Billing als Transportprofil für XRechnung. Details zu Netzwerk, Access Points und Rollen haben wir im Beitrag zu Peppol zusammengefasst.

Was als E-Rechnung zählt — und was nicht

Der Gesetzgeber definiert die E-Rechnung eng: Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden, das der europäischen Normenreihe EN 16931 entspricht. In Deutschland erfüllen dies vor allem zwei Formate: XRechnung, ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung, sowie ZUGFeRD als hybrides Format, das ein lesbares PDF mit eingebettetem strukturiertem XML-Datensatz kombiniert. Bei ZUGFeRD ist im Zweifel stets der maschinenlesbare XML-Teil maßgeblich, nicht das PDF-Layout.

Ein zweites BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die technischen Anforderungen weiter konkretisiert und unterscheidet nun drei Fehlerklassen bei der Rechnungsprüfung: Formatfehler, Geschäftsregelfehler und inhaltliche Fehler bei den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Unternehmen sind gut beraten, einen mehrstufigen Prüfprozess für eingehende Rechnungen zu etablieren. Ein einfacher PDF-Scan oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllt die Formatanforderungen dagegen nicht — unabhängig davon, wie vollständig die enthaltenen Angaben sind.

Ausnahmen von der Pflicht

Nicht jede Rechnung muss künftig als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag, Fahrausweise, die als Rechnung gelten, sowie Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Auch grenzüberschreitende B2B-Umsätze und Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter die neue Pflicht.

Eine praktisch wichtige Ausnahme betrifft Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie dürfen ihre Rechnungen weiterhin in Papierform oder als einfaches PDF ausstellen und benötigen dafür nicht zwingend die Zustimmung des Empfängers. Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können — die Empfangspflicht gilt unabhängig vom eigenen Kleinunternehmerstatus.

Aufbewahrung und Prüfpfad

E-Rechnungen unterliegen wie andere umsatzsteuerlich relevante Belege einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Entscheidend ist dabei, dass der strukturierte Datenteil in seiner ursprünglichen Form archiviert bleibt und über die gesamte Frist maschinell auswertbar und vollständig bleibt — eine reine Bildschirmkopie oder ein Ausdruck genügt nicht.

Für Unternehmen, die ihre Belege im Rahmen der GoBD-Anforderungen ohnehin revisionssicher archivieren, lässt sich die E-Rechnungspflicht in der Regel in bestehende Archivierungsprozesse integrieren. Wichtig ist ein lückenloser Prüfpfad: Wer hat wann auf welche Rechnung zugegriffen, welche Validierungen wurden durchgeführt, und wie wird ein Löschvorgang protokolliert?

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

Der erste Schritt ist unabhängig von der eigenen Unternehmensgröße derselbe: sicherstellen, dass E-Rechnungen empfangen und automatisiert verarbeitet werden können — diese Pflicht gilt bereits seit 2025. Danach lohnt sich ein Blick auf den eigenen Vorjahresumsatz, um die maßgebliche Ausstellungsfrist (2027 oder 2028) korrekt einzuordnen, sowie eine Prüfung, ob die vorhandene Rechnungs- und Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD bereits unterstützt.

Für SAP-Anwender lässt sich die E-Rechnungspflicht direkt aus dem bestehenden Fakturaprozess heraus lösen: OXORY überführt SAP-Fakturabelege automatisiert in XRechnung oder ZUGFeRD, validiert eingehende Rechnungen gegen die deutschen Formatregeln und übernimmt bei Bedarf auch die Anbindung an das europäische Peppol-Netzwerk sowie die revisionssichere Archivierung. Mehr dazu auf unserer Lösungsseite zu Compliance & E-Invoicing — oder sprechen Sie uns direkt an, wenn Sie Ihre Frist gegen die eigene SAP-Landschaft prüfen wollen.