Von OXORY Redaktion · · 13 Min. Lesezeit
Mehr zu Compliance & RegulierungenWarum der Blick über Deutschland hinaus zählt
Die elektronische Rechnung ist in weiten Teilen Europas kein Zukunftsthema mehr, sondern gelebte oder unmittelbar bevorstehende Pflicht. Während einzelne Länder wie Italien oder Rumänien bereits seit Jahren auf zentrale Clearance-Systeme setzen, stehen andere – etwa Deutschland oder Spanien – erst am Anfang eines mehrstufigen Rollouts. Hintergrund der meisten europäischen Initiativen ist die EU-Reform ViDA (VAT in the Digital Age), die auf ein perspektivisch EU-weit harmonisiertes digitales Meldewesen hinausläuft. Bis dahin gilt: national geregelt, national unterschiedlich – mit spürbaren Konsequenzen für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind. Die deutsche E-Rechnungspflicht und die Grundlagen von ViDA haben wir bereits in eigenen Beiträgen eingeordnet; hier folgt der Länderüberblick für die größten Wirtschaftsräume in und außerhalb der EU.
Mandate im Überblick
Die folgende Übersicht fasst Formate, Pflichten, Rechtsgrundlagen und Schwellenwerte je Land zusammen. Die ausführliche Einordnung der einzelnen Länder folgt in den Abschnitten darunter.
| Land | Format / Standard | B2G-Pflicht | B2B-Pflicht | B2C-Pflicht | Rechtsgrundlage | Schwellenwert |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Deutschland | XRechnung, ZUGFeRD (EN 16931-konform) | Ja, seit 27.11.2020 | Gestuft: Empfang ab 01.01.2025 (alle); Versand ab 01.01.2027 (>800.000 € Umsatz); ab 01.01.2028 (alle) | Nein (nicht vorgesehen) | Wachstumschancengesetz (2024), EN 16931 / EU-ViDA | 800.000 € Jahresumsatz (Übergangsfrist bis 2027) |
| Italien | FatturaPA (XML) | Ja, seit 2014/2015 | Ja, seit 01.01.2019 | Ja, seit 01.01.2019 | Nationales Gesetz; zentrales Clearance-System Sistema di Interscambio (SdI) | Keiner – gilt für alle Unternehmen |
| Polen | FA(3) / KSeF (nationales XML-Schema) | – | Gestuft: ab 01.02.2026 (>200 Mio. PLN ≈ 46 Mio. €); ab 01.04.2026 (alle übrigen) | Geplant, an B2B gekoppelt | KSeF-Gesetz (nationales USt-Recht) | 200 Mio. PLN (~46 Mio. €) für 1. Phase |
| Frankreich | Factur-X (Hybrid PDF+XML), UBL, CII | Ja, seit 01.01.2020 | Gestuft: Empfang ab 01.09.2026 (alle); Versand ab 01.09.2026 (große/mittlere Unternehmen); ab 01.09.2027 (KMU/Kleinstunternehmen) | Über E-Reporting-Pflicht (an B2B gekoppelt) | Ordonnance n° 2021-1190 / Loi de Finances; EU-ViDA-konform | Gestaffelt nach Unternehmensgröße |
| Österreich | ebInterface, Peppol BIS 3.0, CIUS-AT-NAT/GOV | Ja, seit 01.01.2014 | Nein – freiwillig, kein Mandat angekündigt | Nein | E-Rechnungs-Gesetz Bund (ERG) | – |
| Belgien | Peppol BIS (verpflichtend über Peppol-Netzwerk) | Ja, gestuft 11/2022–11/2023 (nach Auftragswert) | Ja, seit 01.01.2026 (Ausstellen & Empfangen) | Nein | Gesetz vom 06.02.2024 zur E-Rechnungspflicht | Keiner – alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen |
| Rumänien | RO e-Factura (nationales XML) | Ja | Ja, seit Juli 2022 (Risikogüter) / Januar 2024 (allgemein); KMU-Übergangsfrist (Bußgeldfreiheit) bis 01.07.2026 | Ja, seit 01.01.2025 | GEO Nr. 89/2025 u. a. Änderungsverordnungen; zentrales Clearance-System (ANAF) | 500.000 € Umsatz (KMU-Übergangsfrist) |
| Dänemark | OIOUBL (Umstellung auf Peppol BIS 4 bis 2029 geplant) | Ja, seit 2005 | Nein – keine generelle B2B-Pflicht; ab 2026 automatische NemHandel-Registrierung als Default im Rahmen der digitalen Buchführungspflicht | Nein | Bogføringslov (Bookkeeping Act) | – |
| Spanien | FacturaE, UBL, CII, EDIFACT (EN 16931) | Ja, seit 2015 | Gestuft: ab 01.10.2027 (>8 Mio. € Umsatz); ab 01.10.2028 (alle übrigen) – Verordnung am 24.03.2026 verabschiedet | Über Statusmeldepflicht indirekt erfasst | Ley 18/2022 „Crea y Crece“ Art. 12; Real Decreto v. 24.03.2026 | 8 Mio. € Jahresumsatz für 1. Phase |
| Schweiz | UBL 2.1 / UN/CEFACT CII (eCH-0069 / swissDIGIN), eBill | Ja, seit 01.01.2016 (Bundesverwaltung) | Nein – kein B2B-Mandat auf Bundesebene, freiwillig/dezentral; Kantone/Gemeinden können abweichen | Nein | Beschaffungsrecht des Bundes / interne Weisungen | Ab CHF 5.000 pro Rechnung (B2G) |
| Türkei | e-Fatura (UBL-TR) / e-Arşiv | Ja | Ja, gestuft: Registrierungspflicht e-Fatura ab 01.07.2026 für Unternehmen mit Umsatz 2025 ≥ 3 Mio. TRY (Sonderschwelle 500.000 TRY für E-Commerce, Immobilien, Kfz, Beherbergung); ab 01.01.2026 e-Arşiv-Pflicht für alle nicht registrierten Steuerpflichtigen | Über e-Arşiv erfasst | Allgemeine Mitteilung Nr. 509 zum Steuerverfahrensgesetz (Vergi Usul Kanunu) | 3 Mio. TRY (~55.600 €); 500.000 TRY (~9.300 €) branchenspezifisch |
| Vereinigtes Königreich (UK) | Peppol BIS 3.0 | Ja (NHS-Zulieferer) | Angekündigt ab April 2029 (vorbehaltlich Bestätigung im Budget 2026); aktuell freiwillig | Nicht vorgesehen | Konsultation „Promoting electronic invoicing across UK businesses and the public sector“ (HMRC/DBT) | Noch offen |
| Niederlande | Peppol BIS, EN 16931 | Ja (seit ca. 2017, über Peppol) | Noch kein Mandat – grenzüberschreitend ab 01.07.2030 (EU-ViDA); inländische Meldepflicht ggf. ab 2032; Gesetzentwurf für Konsultation Q4 2026 erwartet, Gesetz bis Mitte 2028 | Nein | EU-ViDA-Richtlinie; Evaluierung Finanzministerium (10.03.2026) | – |
| Schweden | Peppol BIS Billing 3 (Svefaktura/EDIFACT zunehmend eingeschränkt) | Ja, seit 01.04.2019 | Noch kein Mandat – offizielle Untersuchung seit 05.02.2026, Gesetzesvorschlag bis 30.11.2027 erwartet, Ausrichtung an EU-ViDA-Frist 01.07.2030 | Nein | Direktive des Finanzministeriums (Feb. 2026) zur ViDA-Umsetzung | Noch offen |
| Portugal | CIUS-PT (EN 16931 / UBL 2.1) | Ja (EU-Richtlinie 2014/55/EU) | Kein Mandat für strukturierte E-Rechnung; PDF nur bis 31.12.2026 als „elektronische Rechnung“ anerkannt, ab 01.01.2027 qualifizierte elektronische Signatur (QES) Pflicht; ATCUD + QR-Code und SAF-T-Meldung bereits Pflicht für alle Rechnungen | Über SAF-T-Meldepflicht erfasst | Autoridade Tributária e Aduaneira (Steuerverwaltung) | – |
| Griechenland | myDATA (AADE) + Peppol (B2G), EN 16931 | Ja, seit 2019 | Gestuft: ab 02.03.2026 (Großunternehmen, >1 Mio. € Umsatz Basis 2023); ab 01.10.2026 (alle übrigen MwSt-pflichtigen Unternehmen) | Über myDATA-Meldepflicht erfasst | Code of Tax Procedure (Gesetz 4174/2013), AADE | 1 Mio. € Umsatz (Basis 2023) für 1. Phase |
Mandate im Überblick — Stand September 2026.
Deutschland
XRechnung und ZUGFeRD – beide konform zur europäischen Norm EN 16931 – sind im B2G-Bereich bereits seit dem 27. November 2020 verpflichtend. Im B2B-Bereich hat der Gesetzgeber mit dem Wachstumschancengesetz einen gestuften Zeitplan festgelegt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können; die Versandpflicht greift ab dem 1. Januar 2027 zunächst für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Eine B2C-Pflicht ist nicht vorgesehen. Rechtsgrundlage sind das Wachstumschancengesetz von 2024 sowie EN 16931 im Kontext von ViDA.
Bei Verstößen drohen nach Wirksamwerden des Mandats Bußgelder bis 5.000 Euro je Verstoß; zudem besteht ein Vorsteuerabzugsrisiko, wenn der Lieferant eine nicht-konforme Rechnung stellt. Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Rechnungsstellung (GoBD).
Italien
Italien zählt zu den Vorreitern und schreibt mit FatturaPA bereits seit 2014/2015 im B2G-Bereich sowie seit dem 1. Januar 2019 flächendeckend auch im B2B- und B2C-Bereich elektronische Rechnungen vor. Grundlage ist mit dem Sistema di Interscambio (SdI) ein zentrales Clearance-System, über das jede Rechnung vor Zustellung an den Empfänger geprüft wird. Eine Umsatzschwelle existiert nicht – die Pflicht gilt ausnahmslos für alle Unternehmen.
Bei verspäteter Übermittlung drohen 250 bis 2.000 Euro je Rechnung, bei falschem Format 90 bis 180 Prozent der Umsatzsteuer und bei einer nicht-konformen Eingangsrechnung bis zu 100 Prozent der Umsatzsteuer. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre ab der Abgabefrist der Steuererklärung.
Polen
Polen führt mit dem nationalen XML-Schema FA(3) über die Plattform KSeF eine gestufte B2B-Pflicht ein: Unternehmen mit einem Umsatz über 200 Millionen Zloty (rund 46 Millionen Euro) müssen ab dem 1. Februar 2026 teilnehmen, alle übrigen Unternehmen folgen ab dem 1. April 2026. Eine B2C-Pflicht ist an die B2B-Regelung gekoppelt und in Planung. Rechtsgrundlage ist das KSeF-Gesetz im Rahmen des nationalen Umsatzsteuerrechts.
Ab 2027 drohen bei Nichtnutzung von KSeF Bußgelder bis 100 Prozent der ausgewiesenen Umsatzsteuer, bei fehlender Umsatzsteuerangabe bis 18,7 Prozent des Bruttobetrags sowie bis 1.000 Zloty je verspäteter Übermittlung; bis Ende 2026 bleibt eine sanktionsfreie Übergangsfrist. Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre ab Ende des Steuerjahres.
Frankreich
Frankreich setzt auf das Hybridformat Factur-X (PDF mit eingebettetem XML) sowie auf die Standards UBL und CII. Nach der B2G-Pflicht seit dem 1. Januar 2020 greift ab dem 1. September 2026 die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen für alle Unternehmen; große und mittlere Unternehmen müssen ab demselben Datum auch versenden, kleine und Kleinstunternehmen folgen ab dem 1. September 2027. Eine eigenständige B2C-Pflicht existiert nicht, wird aber über die begleitende E-Reporting-Pflicht faktisch mit abgedeckt. Rechtsgrundlage sind die Ordonnance n° 2021-1190 und die Loi de Finances, beide im Einklang mit ViDA.
Für nicht-konforme Rechnungen drohen 50 Euro je Rechnung (maximal 15.000 Euro pro Jahr), für fehlende oder fehlerhafte E-Reporting-Übermittlungen 500 Euro je Fall (ebenfalls maximal 15.000 Euro pro Jahr); zu Mandatsbeginn ist eine Toleranzphase angekündigt. Rechnungen sind zehn Jahre ab Rechnungsdatum aufzubewahren.
Österreich
Österreich verpflichtet öffentliche Auftraggeber bereits seit dem 1. Januar 2014 zum Empfang elektronischer Rechnungen in den Formaten ebInterface oder Peppol BIS 3.0 (CIUS-AT-NAT/GOV). Für den B2B- und B2C-Bereich besteht dagegen keine Pflicht und auch kein angekündigtes Mandat – die Nutzung bleibt freiwillig. Rechtsgrundlage ist das E-Rechnungs-Gesetz Bund (ERG).
Mangels B2B-Mandat gibt es keine spezifische E-Invoicing-Sanktion; bei Buchführungsmängeln greifen die allgemeinen Regeln der Bundesabgabenordnung (BAO). Die Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre, bei Grundstücksbezug 22 Jahre.
Belgien
Belgien hat die B2G-Pflicht zwischen November 2022 und November 2023 gestaffelt nach Auftragswert eingeführt und verpflichtet seit dem 1. Januar 2026 alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen zum Ausstellen und Empfangen elektronischer Rechnungen über das Peppol-Netzwerk (Peppol BIS). Eine gesonderte B2C-Pflicht besteht nicht. Grundlage ist das Gesetz vom 6. Februar 2024 zur E-Rechnungspflicht; eine Umsatzschwelle gibt es nicht.
Beim ersten Verstoß drohen 1.500 Euro, beim zweiten 3.000 Euro und beim dritten Verstoß innerhalb von drei Monaten 5.000 Euro; bis zum 1. April 2026 gilt eine dreimonatige sanktionsfreie Übergangsfrist. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel sieben Jahre.
Rumänien
Rumänien nutzt mit RO e-Factura ein eigenes nationales XML-Format über das zentrale Clearance-System der Steuerbehörde ANAF. Die B2B-Pflicht gilt seit Juli 2022 zunächst für Risikogüter, seit Januar 2024 allgemein; für kleine und mittlere Unternehmen greift bis zum 1. Juli 2026 eine bußgeldfreie Übergangsfrist, orientiert an einer Umsatzschwelle von 500.000 Euro. Seit dem 1. Januar 2025 besteht zudem eine B2C-Pflicht. Rechtsgrundlage ist die Dringlichkeitsverordnung (GEO) Nr. 89/2025 nebst Änderungsverordnungen.
Bei verspäteter Übermittlung drohen 1.000 bis 2.500 Lei für kleinere Unternehmen und 5.000 bis 10.000 Lei für Großunternehmen; bei Nichtnutzung von RO e-Factura können 15 Prozent des Rechnungswerts fällig werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre.
Dänemark
Dänemark verpflichtet den öffentlichen Sektor bereits seit 2005 zum Einsatz des Formats OIOUBL; eine Umstellung auf Peppol BIS 4 ist bis 2029 geplant. Eine generelle B2B-Pflicht besteht nicht, ab 2026 wird die Registrierung im Netzwerk NemHandel jedoch im Rahmen der digitalen Buchführungspflicht standardmäßig vorausgesetzt. Rechtsgrundlage ist das Bogføringslov (Bookkeeping Act).
Mangels B2B-Mandat gibt es keine spezifische E-Invoicing-Sanktion; bei Buchführungsmängeln gelten die allgemeinen Regeln des Bogføringslov. Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre.
Spanien
Spanien nutzt mehrere Formate parallel – FacturaE, UBL, CII und EDIFACT, jeweils EN-16931-konform. Nach Verabschiedung der Durchführungsverordnung am 24. März 2026 gilt die B2B-Pflicht gestuft: ab dem 1. Oktober 2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 8 Millionen Euro, ab dem 1. Oktober 2028 für alle übrigen Unternehmen. Eine direkte B2C-Pflicht besteht nicht, wird jedoch über eine begleitende Statusmeldepflicht indirekt erfasst. Rechtsgrundlage ist Artikel 12 des Gesetzes 18/2022 „Crea y Crece“ in Verbindung mit dem Real Decreto vom 24. März 2026.
Für die Nutzung nicht-konformer Software drohen im Rahmen von Verifactu bis zu 50.000 Euro pro Jahr für Anwender und bis zu 150.000 Euro pro Jahr für Softwareanbieter; allgemeine Rechnungsfehler werden mit 1 bis 2 Prozent des Transaktionswerts, bei Betrug mit bis zu 75 Prozent geahndet. Die steuerliche Aufbewahrungsfrist beträgt vier Jahre (Ley General Tributaria), handelsrechtlich teils sechs Jahre.
Schweiz, Türkei und Vereinigtes Königreich: außerhalb der EU-Systematik
Die Schweiz verpflichtet die Bundesverwaltung bereits seit dem 1. Januar 2016 zum Empfang elektronischer Rechnungen ab einem Betrag von 5.000 Franken, unter Nutzung der Formate UBL 2.1, UN/CEFACT CII (eCH-0069 / swissDIGIN) sowie eBill. Ein B2B-Mandat auf Bundesebene existiert nicht – die Nutzung bleibt freiwillig und dezentral organisiert; einzelne Kantone und Gemeinden können eigene Regelungen treffen. Rechtsgrundlage ist das Beschaffungsrecht des Bundes. Eine spezifische E-Invoicing-Sanktion existiert auf Bundesebene mangels B2B-Mandat nicht; bei Buchführungsmängeln greift das allgemeine Steuer- und Gesellschaftsrecht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres.
Die Türkei zählt mit dem e-Fatura-System (UBL-TR) bereits seit 2014 zu den etablierten Clearance-Märkten. Ab dem 1. Juli 2026 wird die Registrierungspflicht für Unternehmen mit einem Umsatz 2025 ab 3 Millionen Lira (rund 55.600 Euro) verschärft; für einzelne Branchen wie E-Commerce, Immobilien, Kfz-Handel und Beherbergung gilt bereits ab 500.000 Lira (rund 9.300 Euro) eine gesonderte Schwelle. Nicht registrierte Steuerpflichtige unterliegen ab dem 1. Januar 2026 der ergänzenden e-Arşiv-Pflicht, über die auch B2C-Umsätze erfasst werden. Rechtsgrundlage ist die Allgemeine Mitteilung Nr. 509 zum türkischen Steuerverfahrensgesetz (Vergi Usul Kanunu). Bei allgemeinen Ordnungswidrigkeiten drohen 8.700 bis 17.000 Lira, bei besonderen Ordnungswidrigkeiten 17.000 bis 35.000 Lira und bei wiederholten dokumentbezogenen Verstößen 17.000 Lira beziehungsweise 10 Prozent des Rechnungsbetrags, begrenzt auf 17 Millionen Lira pro Jahr (Werte 2026). Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre (Vergi Usul Kanunu).
Im Vereinigten Königreich besteht eine E-Invoicing-Pflicht bislang nur für Zulieferer des staatlichen Gesundheitsdienstes NHS. Nach einer öffentlichen Konsultation von HMRC und dem Department for Business and Trade ist eine verpflichtende Einführung auf Basis von Peppol BIS 3.0 ab April 2029 angekündigt, vorbehaltlich einer Bestätigung im Budget 2026; aktuell bleibt die Nutzung freiwillig. Konkrete Schwellenwerte stehen noch nicht fest. Vor 2029 besteht keine E-Invoicing-spezifische Sanktion; es gelten die allgemeinen HMRC-Regeln bei Buchführungsmängeln. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre ab Ende des Abrechnungszeitraums.
Niederlande
Die Niederlande verpflichten den öffentlichen Sektor bereits seit rund 2017 zur elektronischen Rechnung über Peppol. Ein eigenständiges B2B-Mandat existiert noch nicht; maßgeblich wird die EU-weite ViDA-Pflicht für grenzüberschreitende Umsätze ab dem 1. Juli 2030, eine mögliche inländische Meldepflicht wird frühestens ab 2032 diskutiert. Ein Gesetzentwurf soll im vierten Quartal 2026 in die Konsultation gehen, ein Gesetz bis Mitte 2028 vorliegen. Rechtsgrundlage ist die EU-ViDA-Richtlinie sowie eine Evaluierung des Finanzministeriums vom 10. März 2026; einen Schwellenwert gibt es bislang nicht. Sanktionen sind mangels Mandat noch nicht festgelegt, die allgemeine Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre.
Schweden
Schweden verpflichtet den öffentlichen Sektor bereits seit dem 1. April 2019 zur elektronischen Rechnung nach Peppol BIS Billing 3, während Svefaktura und EDIFACT zunehmend eingeschränkt werden. Ein B2B-Mandat existiert noch nicht: Seit dem 5. Februar 2026 läuft eine offizielle Untersuchung, ein Gesetzesvorschlag wird bis zum 30. November 2027 erwartet, ausgerichtet an der EU-ViDA-Frist zum 1. Juli 2030. Rechtsgrundlage ist eine Direktive des Finanzministeriums vom Februar 2026 zur ViDA-Umsetzung; ein Schwellenwert steht noch nicht fest. Spezifische Sanktionen bestehen mangels B2B-Mandat noch nicht, die allgemeine Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre.
Portugal
Portugal verpflichtet den öffentlichen Sektor auf Grundlage der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnung. Ein Mandat für die strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich besteht nicht; PDF-Rechnungen gelten jedoch nur noch bis zum 31. Dezember 2026 als „elektronische Rechnung" ab dem 1. Januar 2027 wird eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) Pflicht. Der ATCUD-Code samt QR-Code sowie die SAF-T-Meldung sind bereits für alle Rechnungen verpflichtend, worüber auch B2B-Umsätze erfasst werden. Rechtsgrundlage ist die portugiesische Steuerverwaltung (Autoridade Tributária e Aduaneira); einen eigenen Schwellenwert gibt es nicht. Sanktionen richten sich nach den allgemeinen Steuerordnungswidrigkeiten (RGIT) bei SAF-T- oder ATCUD-Verstößen, die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.
Griechenland
Griechenland verpflichtet den öffentlichen Sektor bereits seit 2019 und setzt für den B2B-Bereich auf das Meldesystem myDATA der Steuerbehörde AADE in Kombination mit Peppol im B2G-Bereich, beides konform zu EN 16931. Die B2B-Pflicht greift gestuft: ab dem 2. März 2026 für Großunternehmen mit einem Umsatz über 1 Million Euro (Basis 2023), ab dem 1. Oktober 2026 für alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Eine B2C-Pflicht besteht nicht eigenständig, wird aber über die myDATA-Meldepflicht miterfasst. Rechtsgrundlage ist das griechische Steuerverfahrensgesetz (Gesetz 4174/2013) über die AADE. Bei fehlerhafter oder fehlender Übermittlung drohen 500 bis 1.000 Euro, bei steuerpflichtigen Transaktionen 50 Prozent der Umsatzsteuer und bei systematischer Nichteinhaltung bis zu 100.000 Euro pro Jahr; im B2G-Bereich kann die Zahlung bei Nicht-Konformität abgelehnt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel fünf Jahre.
Sanktionen bei Nichteinhaltung & Aufbewahrungsfristen
Bußgeld-Angaben sind Richtwerte aus Sekundärquellen (Stand September 2026) und ersetzen keine Rechtsberatung; viele Sanktionsregelungen greifen erst nach Übergangsfristen.
| Land | Sanktionen bei Nichteinhaltung (Auszug) | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|
| Deutschland | Bußgeld bis 5.000 € je Verstoß (nach Wirksamwerden des Mandats); Vorsteuerabzugsrisiko bei nicht-konformer Rechnung des Lieferanten | 10 Jahre (GoBD, ab Ende des Kalenderjahres der Rechnungsstellung) |
| Italien | Verspätete Übermittlung: 250–2.000 € je Rechnung; falsches Format: 90–180 % der MwSt.; nicht-konforme Eingangsrechnung: bis 100 % der MwSt. | 10 Jahre (ab Abgabefrist der Steuererklärung) |
| Polen (KSeF) | Ab 2027: bis 100 % der ausgewiesenen MwSt. bei Nichtnutzung von KSeF; bis 18,7 % des Bruttobetrags bei fehlender MwSt.-Angabe; bis 1.000 PLN je verspäteter Übermittlung; sanktionsfrei bis Ende 2026 | 5 Jahre (ab Ende des Steuerjahres) |
| Frankreich | 50 € je nicht-konformer Rechnung (max. 15.000 €/Jahr); 500 € je fehlender/fehlerhafter E-Reporting-Übermittlung (max. 15.000 €/Jahr); Toleranzphase zu Mandatsbeginn angekündigt | 10 Jahre (ab Rechnungsdatum) |
| Österreich | Keine spezifische E-Invoicing-Sanktion (kein B2B-Mandat); allgemeine BAO-Sanktionen bei Buchführungsmängeln | 7 Jahre (BAO); 22 Jahre bei Grundstücksbezug |
| Belgien | 1. Verstoß: 1.500 €; 2. Verstoß: 3.000 €; 3. Verstoß binnen 3 Monaten: 5.000 €; dreimonatige sanktionsfreie Übergangsfrist bis 01.04.2026 | i. d. R. 7 Jahre |
| Rumänien | Verspätete Übermittlung: 1.000–2.500 RON (Kleinunternehmen) bis 5.000–10.000 RON (Großunternehmen); 15 % des Rechnungswerts bei Nichtnutzung von RO e-Factura | i. d. R. 10 Jahre |
| Dänemark | Keine spezifische E-Invoicing-Sanktion (mangels B2B-Mandat); allgemeine Sanktionen nach Bogføringslov bei Buchführungsmängeln | 5 Jahre |
| Spanien | Verifactu: bis 50.000 €/Jahr (Anwender nicht-konformer Software), bis 150.000 €/Jahr (Softwareanbieter); allgemeine Rechnungsfehler: 1–2 % des Transaktionswerts, bei Betrug bis 75 % | 4 Jahre (Ley General Tributaria); handelsrechtlich teils 6 Jahre |
| Schweiz | Keine spezifische E-Invoicing-Sanktion auf Bundesebene (nur B2G-Pflicht); allgemeines Steuer-/Gesellschaftsrecht bei Buchführungsmängeln | 10 Jahre (ab Ende des Geschäftsjahres) |
| Türkei | Allgemeine Ordnungswidrigkeit: 8.700–17.000 TRY; besondere Ordnungswidrigkeit: 17.000–35.000 TRY; dokumentbezogen 17.000 TRY bzw. 10 % des Rechnungsbetrags bei Wiederholung (Jahresobergrenze 17 Mio. TRY, Werte 2026) | 5 Jahre (Vergi Usul Kanunu) |
| UK | Keine E-Invoicing-spezifische Sanktion (kein Mandat vor 2029); allgemeine HMRC-Sanktionen bei Buchführungsmängeln | 6 Jahre (ab Ende des Abrechnungszeitraums) |
| Niederlande | Noch keine spezifischen Sanktionen (Mandat erst ab 2030) | 7 Jahre |
| Schweden | Noch keine spezifischen Sanktionen (kein B2B-Mandat) | 7 Jahre |
| Portugal | Allgemeine Steuerordnungswidrigkeiten (RGIT) bei SAF-T-/ATCUD-Verstößen | 10 Jahre |
| Griechenland (myDATA) | 500–1.000 € je fehlerhafter/fehlender Übermittlung; 50 % der MwSt. bei steuerpflichtigen Transaktionen; bis 100.000 €/Jahr bei systematischer Nichteinhaltung; B2G: Zahlungsablehnung bei Nicht-Konformität | i. d. R. 5 Jahre |
Sanktionen und Aufbewahrungsfristen im Vergleich — Stand September 2026.
Einordnung: ViDA als gemeinsamer Nenner
Die meisten EU-Mandate leiten sich aus der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) ab, die ab dem 1. Juli 2030 ein EU-weit harmonisiertes digitales Meldesystem zunächst für grenzüberschreitende Umsätze vorsieht – rein inländische Pflichten bleiben nationale Entscheidung. Bis dahin regeln die Mitgliedstaaten ihre B2B-Pflichten national und mit unterschiedlichem Tempo: Vorreitern mit bereits etablierten Clearance-Systemen wie Italien, Polen und Rumänien stehen Nachzügler gegenüber, die frühestens 2027 beziehungsweise 2028 vollständig greifende Mandate einführen, etwa Spanien und Deutschland, oder ihre Pflicht erst im Zuge von ViDA ab 2030 einführen, etwa die Niederlande und Schweden. Schweiz, Türkei und Vereinigtes Königreich stehen außerhalb der EU-Systematik: Die Schweiz beschränkt sich auf eine reine B2G-Pflicht, die Türkei hat mit dem e-Fatura-System bereits seit 2014 ein eigenständiges, schwellenwertbasiertes Modell mit eigenem Bußgeldkatalog etabliert, und das Vereinigte Königreich plant ab 2029 ein dezentrales, marktbasiertes Modell ohne zentrales Meldesystem.
Bei den Sanktionen fällt auf, dass viele Länder – etwa Polen, Belgien, Frankreich und Rumänien – bewusst mit Übergangs- beziehungsweise Toleranzfristen arbeiten, in denen Verstöße noch nicht oder nur eingeschränkt geahndet werden. Dieses Fenster sollte für die interne Umstellung genutzt werden, bevor die volle Bußgeldwirkung eintritt.
Empfehlungen für die Praxis
Über die reine Formatpflicht hinaus lohnt sich eine vertiefte Prüfung der technischen Anbindung je Land, etwa über einen Peppol-Access-Point oder länderspezifische zertifizierte Plattformen wie KSeF, SdI, myDATA oder RO e-Factura.
Weitere Länder sollten je nach Geschäftstätigkeit ergänzt werden, etwa Kroatien, Finnland, Irland, Tschechien oder Ungarn.
Sinnvoll ist eine unternehmensspezifische Betroffenheitsprüfung: Wo bestehen Niederlassungen oder Umsatzschwellen, die ein frühes Mandat auslösen?
Da mehrere Verordnungen – unter anderem in Spanien, Frankreich, Polen, den Niederlanden und Schweden – noch finale technische Durchführungsbestimmungen beziehungsweise Gesetzesentwürfe ausstehen haben, empfiehlt sich eine laufende Beobachtung der weiteren Entwicklung. OXORY unterstützt SAP-Anwender dabei, länderspezifische E-Invoicing-Pflichten direkt aus dem bestehenden Fakturaprozess heraus abzubilden. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihre internationale Rechnungsstellung gegen diese Fristen prüfen wollen.
Quellen
Germany B2B e-Invoicing Mandate: Requirements and Timeline – edicomgroup.com (https://edicomgroup.com/blog/germany-b2b-electronic-invoice)
eInvoicing in Germany – European Commission (https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/spaces/DIGITAL/pages/467108886/eInvoicing+in+Germany)
E-Invoicing in Europe 2026: Complete roadmap of mandates and deadlines – fiskaly.com (https://www.fiskaly.com/blog/e-invoicing-mandates-in-europe-2026)
E-invoicing B2B and B2G in Europe Overview – marosavat.com (https://marosavat.com/resources/e-invoicing-in-europe-overview-and-dates)
Turkey's 2026 e-Invoice Deadline Applies to Businesses Exceeding 2025 Turnover Thresholds – fiscal-requirements.com (https://www.fiscal-requirements.com/news/5764-turkeys-2026-e-invoice-deadline-applies-to-businesses-exceeding-2025-turnover-thresholds)
E-invoicing compliance in Switzerland – ecosio.com (https://ecosio.com/en/compliance/switzerland/e-invoicing/)
Mandatory UK e-invoicing for all VAT invoices from 2029: consultation outcome – lexisnexis.com (https://www.lexisnexis.com/en-gb/legal/news/hmrc-dbt-publish-outcome-of-electronic-invoicing-consultation)
The U.K. is introducing mandatory e-invoicing: What businesses need to know – avalara.com (https://www.avalara.com/blog/en/europe/2026/04/uk-mandatory-e-invoicing-2029.html)
Spain: Closer to Mandatory B2B E-Invoicing under Ley Crea y Crece – vatupdate.com (https://www.vatupdate.com/2026/07/07/spain-closer-to-mandatory-b2b-e-invoicing-under-ley-crea-y-crece/)
Romania Extends RO e-Factura (B2B) Deadline for SMEs to 1 July 2026 – meridianglobalservices.com (https://meridianglobalservices.com/romania-extends-ro-e-factura-b2b-deadline-for-smes-to-1-july-2026/)
E-Invoicing in Denmark: Current Requirements and Future Changes – truecommerce.com (https://www.truecommerce.com/blog/e-invoicing-in-denmark-current-requirements-and-future-changes/)
Netherlands Sets 2030 B2B E-Invoicing Mandate, Eyes 2032 Domestic E-Reporting – vatupdate.com (https://www.vatupdate.com/2026/03/16/netherlands-sets-2030-b2b-e-invoicing-mandate-eyes-2032-domestic-e-reporting-aligns-with-eu-vida/)
Sweden Launches Official Inquiry into Mandatory E-Invoicing Implementation – comarch.com (https://www.comarch.com/trade-and-services/data-management/legal-regulation-changes/sweden-launches-official-inquiry-into-mandatory-e-invoicing-implementation/)
E-invoicing in Portugal: Rules, formats, and deadlines for 2026 – fiskaly.com (https://www.fiskaly.com/blog/e-invoicing-in-portugal)
E-Invoicing in Greece: Requirements, Deadlines, and Penalties – vatit.com (https://vatit.com/blog/e-invoicing-in-greece/)
E-Invoice Retention Periods: A Global Compliance Guide – originstamp.com (https://originstamp.com/en/blog/reader/e-invoice-retention-periods-by-country)
E-Invoicing Non-Compliance Penalties by Country – invoicenavigator.eu (https://www.invoicenavigator.eu/answers/e-invoicing-non-compliance-penalty)
France: E-invoices and E-reporting penalties – meridianglobalservices.com (https://meridianglobalservices.com/france-e-invoices-and-e-reporting-penalties/)
E-Invoicing in Poland (KSeF) 2026–2027 – dudkowiak.com (https://www.dudkowiak.com/tax-law-in-poland/e-invoicing-in-ksef/)
Verifactu Spain 2026: Dates, Who Must Comply & Fines – getrenn.com (https://static.getrenn.com/blog/verifactu)
Romania's Latest E-Invoicing Rules: Additional Details and Fines Published – fonoa.com (https://www.fonoa.com/resources/blog/romanias-latest-e-invoicing-rules-additional-details-and-fines-published)
State treasury in Spain clarifies invoice retention period to avoid penalties – fiscal-requirements.com (https://www.fiscal-requirements.com/news/3924)
e-Faturaya Geçmeme Cezası – uyumsoft.com (https://www.uyumsoft.com/blog/e-faturaya-gecmeme-cezasi)
Dieser Beitrag dient der ersten Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Bußgeld-Angaben sind Richtwerte aus Sekundärquellen (Stand September 2026); insbesondere noch nicht final verabschiedete Verordnungen können sich ändern; für die verbindliche Einschätzung im Einzelfall empfehlen wir eine vertiefte Compliance-Prüfung.
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